O governo exige que as empresas enviem mensalmente informações sobre suas movimentações de compra e venda de mercadorias. Parte dessas informações devem ser geradas no sistema de controle interno que o cliente usa em sua empresa.
Ponto muito importante é sobre a importância do cadastro de produtos no sistema pois o cadastro é a base de tudo que é mandado para o governo.
Podemos destacar quatro pontos principais que precisam ser atendidos na hora de cadastrar.
1- “DE-PARA” que é a adequação dos códigos dos produtos
2- “TIPO DE ITEM” que é a finalidade do produto para a empresa
3- “UNIDADE DE MEDIDA” indicar e ajustar a correta unidade de medida
4- “NCM” – Classificação fiscal do produto
1 - “DE-PARA” que é a adequação dos códigos dos produtos
Quando você vai cadastrar um produto no seu sistema deverá indicar qual é o código do produto que está cadastrando. Não se esqueça que esse cadastro está sendo feito dentro do seu sistema de controle interno da empresa.
Alguns sistemas tem a característica de importar o arquivo eletrônico da nota fiscal de compra do produto de onde ele vai puxar os dados para o cadastro.
Ocorre que quando o fornecedor emitiu a nota fiscal o código do produto que ele usou foi o código do produto dele, que está cadastrado no sistema dele. Mas quando vende esse produto o código que você usa é outro.
Por isso você precisa fazer um “de-para” que nada mais é que uma parametrização no seu sistema para que ele entenda que deve considerar no cadastro, não o código do fornecedor que veio no XML de compra, mas sim o código interno do produto que você usa.
Vamos ver um exemplo:
Imagine que você compra e vende água mineral, onde você vende a água no código 25 porém o seu fornecedor vende para você a água no código 002.
Quando você for cadastrar essa água mineral você vai considerar no seu cadastro não o código 002 que virá no XML, mas sim o código 25 que é o seu código de cadastro no seu sistema e é o código que vai sair na sua nota de venda. Para que o seu sistema entenda isso você precisa fazer esse “de-para”.
Essa regra aplica-se não só aos produtos de revenda mas para as matérias primas e material de consumo também.
2- “ TIPO DE ITEM” que é a finalidade do produto para a empresa
Ao cadastrar um produto no sistema é preciso indicar também uma informação chamada “tipo do item”, que nada mais é do que dizer onde o produto vai ser utilizado na empresa, qual sua finalidade.
O “Tipo do Item” identifica o destino do produto para a empresa.
No momento do cadastro é muito importante que seja feita adequadamente a indicação da finalidade do produto para a empresa, ou seja, o que a empresa vai fazer com aquele item que está sendo cadastrado.
No seu sistema você vai encontrar um campo as seguintes opções de identificação do tipo do item:
TIPOS DE ITEM
00: Mercadoria para Revenda; 01: Matéria-Prima; 02: Embalagem; 03: Produto em Processo; 04: Produto Acabado; 05: Subproduto; 06: Produto Intermediário; 07: Material de Uso e Consumo; 08: Ativo Imobilizado; 09: Serviços; 10: Outros insumos; 99: Outras.
Na hora de fazer o cadastro deve ser levada em conta a definição que o fisco considera para cada um destes itens. O fisco deu a definição dos principais itens em um manual chamado de Guia Prático do Sped Fiscal.
Vou dizer abaixo aqui, com as minhas palavras o que significa cada tipo de item.
DEFINIÇÃO DOS PRINCIPAIS TIPOS DE ITENS
00 - Mercadoria para revenda: produto adquirido para comercialização;
01- Matéria-prima: a mercadoria adquirida para ser industrializada;
03- Produto em processo: partes do produto final que são fabricadas na empresa e que são cadastradas separadamente;
04 - Produto acabado: produto final produzido pela empresa;
05- Subproduto: sucata que será vendida ou reaproveitada;
06 - Produto intermediário: aquele consumido no processo de industrialização mas que não se integra ao produto final (exemplos: lixa, rebolo...)
Se tiver dúvida no preenchimento desta informação fale com o escritório contábil.